مدیریت ارتباطات سازمانی
مکاتبات و تعاملات اداری را در یک جریان قابل پیگیری سامان دهید.
نامه‌ها، مستندات، ارجاع‌ها و تصمیم‌های سازمانی وقتی در مسیرهای پراکنده جریان دارند، پیگیری و دسترسی به سابقه دشوار می‌شود. یک فرایند متمرکز کمک می‌کند ارتباطات اداری را ساخت‌یافته‌تر ثبت و دنبال کنید.
02ارتباطات ساخت‌یافته
تیم‌ها چه چیزی را در جریان ارتباطات اداری پیگیری می‌کنند؟
- 01
ارجاع‌های روشن‌تر
مسیر گردش نامه و مسئولیت پیگیری هر مرحله را مشخص کنید.
- 02
تعامل منسجم در سازمان
نامه‌ها، مستندات و هماهنگی‌های سازمانی را در بسترهای مرتبط دنبال کنید.
- 03
ثبت و بازیابی مکاتبات
سابقه‌ی نامه‌های وارده، صادره و داخلی را برای مراجعه نگه دارید.
- 04
ارتباط با نهادهای بیرونی
مکاتبات سازمان با نهادها و طرف‌های بیرونی را در مسیرهای مشخص مدیریت کنید.
- 05
هماهنگی در کار گروهی
تعامل‌ها و تصمیم‌های مرتبط با کارهای مشترک را برای پیگیری در دسترس داشته باشید.
- 06
پشتیبانی از الگوهای دوزبانه
قالب‌های فارسی و انگلیسی را در مکاتبات سازمانی به کار بگیرید.
- 07
مدیریت جلسات و سررسیدها
جلسات و موعدهای مرتبط را در کنار کارهای اداری دنبال کنید.
- 08
نگهداری منظم اسناد
مکاتبات و سوابق را با ساختار مشخص برای مراجعه‌ی بعدی آرشیو کنید.
03گردش مکاتبات
یک نامه از ثبت تا پاسخ، چند نقطه‌ی پیگیری دارد.
از دریافت تا ارجاع
مسیر دریافت، ثبت و واگذاری اقدام روی مکاتبه را پیگیری کنید.
سابقه‌ی قابل مراجعه
نامه و مستندات وابسته را برای جست‌وجو و مراجعه‌ی بعدی نگه دارید.
هماهنگی‌های پیرامونی
کارتابل، جلسات و تعاملات را در کنار فرایند مکاتبه مرور کنید.
ثبت، شماره‌گذاری، امضا، ارجاع و پیگیری نامه‌ها بخشی از یک جریان اداری پیوسته‌اند. دسترسی به سابقه و وضعیت هر مکاتبه کمک می‌کند مسئولیت‌ها و اقدام‌های بعدی روشن بمانند.
کارتابل یکپارچه، بایگانی ساخت‌یافته و ابزارهای مدیریت جلسه می‌توانند فعالیت‌های روزمره را در کنار گردش نامه قرار دهند؛ با این شرط که دسترسی‌ها و روش‌های اجرایی متناسب با رویه‌ی سازمان تعریف شوند.
گردش نامه‌های وارده، صادره و داخلی، الگوهای فارسی و انگلیسی و جست‌وجوی متن و مشخصات به ثبت و پیگیری مکاتبات کمک می‌کنند.
04دامنه‌ی ارتباطات سازمانی
مکاتبات اداری، هسته‌ی این راهکار است.
ثبت، نگهداری، ارجاع و پیگیری مکاتبات رسمی را در مسیر اداری سازمان دنبال کنید.
- 01مکاتبات اداریثبت، نگهداری، ارجاع و پیگیری انواع مکاتبات رسمی سازمان را پشتیبانی می‌کند.
05در جریان مکاتبه
از نوشتن نامه تا بایگانی و مراجعه‌ی دوباره
نامه‌های وارده، صادره و داخلی را با شماره‌گذاری، امضا، ارجاع و تعیین سررسید در جریان کار اداری دنبال کنید.
گام بعدی
نقاط ثبت، ارجاع و نگهداری مکاتبات را مشخص کنید.
درباره‌ی گردش نامه، نقش‌ها، کارتابل و شیوه‌ی بایگانی سازمان گفت‌وگو کنید.